بگذارید از اول شروع کنیم
قبل از شروع بد نیست چند چیز را تعریف کنیم: مدیریت دقیقا به چه معناست؟ و اینکه تفاوت رهبر و مدیر چیست؟
خوب است از این گفته‌ی وارن جی بنیس (Warren G. Bennis) شروع کنیم: «رهبران کسانی هستند که کارهای درست انجام می‌دهند؛ مدیران آنهایی هستند که کارها را درست انجام می‌دهند.» رهبری به معنای خلق یک چشم‌انداز جذاب‌تر برای آینده، ترسیم آن برای دیگران و کمک به افراد برای درک و تعهد به این چشم انداز است. درحالیکه مدیران مسئول حصول اطمینان از پیاده‌سازی موثر و موفق آن چشم‌انداز هستند.
البته این دو نقش با هم همپوشانی دارند و برای تأثیر کامل، باید هر دو نقش را به خوبی ایفا کنید. اما تمرکز این مقاله بر مهارت‌های خاص و مسئولیت‌های مدیران و ابزارهای در دسترس آنهاست. هرچه باشد، اگر قرار است افراد هنگام پیاده‌سازی به در بسته بخورند؛ نمی‌شود آنها را به سوی یک چشم‌انداز فوق‌العاده تشویق و تهییج کرد.
اهمیت تفویض اختیار
تفویض اختیار اولویت اصلی مدیران تیم‌هاست. هرچقدر هم مهارت داشته باشید به تنهایی نمی‌توانید کار زیادی انجام بدهید. با داشتن یک تیم قادر به کسب موفقیت‌های خیلی بیشتری خواهید بود. به همین دلیل تفویض اختیار اهمیت فراوانی دارد!
تفویض موفق اختیار مستلزم انطباق دادن افراد با وظایف است. پس اول از همه، باید نقش‌ها و اهداف تیم‌تان را توضیح دهید. یک راه خوب برای انجام این کار تهیه‌ی منشور تیم است. این منشور، هدف تیم و چگونگی رسیدن به آن را تعیین می‌کند. این ابزار نه تنها به تیم شما کمک می‌کند که شروع خوبی داشته باشید بلکه می‌تواند در بازگرداندن تیم از مسیر انحرافی هم مفید باشد.
تنها پس از تهیه‌ی این منشور، در موقعیت تفکر بر روی مهارت‌ها، تجربیات و شایستگی‌های اعضای تیم خود قرار خواهید گرفت و می‌توانید شروع به تطبیق دادن افراد با وظایف کنید. به یاد داشته باشید که یکی از مهم ترین وظایف شما این است که بدانید چطور باید با چالش‌های دنیای واقعی همچون شکاف میان مهارت‌های اعضای تیم برخورد کنید.
ایجاد انگیزه در اعضای تیم
وظیفه‌ی کلیدی دیگری که به عنوان مدیر برعهده‌ی شماست انگیزش اعضای تیم است.
تئوریX و تئوریY دو رویکرد بسیار متفاوت نسبت به انگیزش را توضیح می‌دهند. این رویکردها به فرضیات اصلی شما درباره‌ی افرادی که با آنها کار می‌کنید متکی هستند. اگر اعتقاد داشته باشید که افراد شما به صورت غریزی تنبل هستند به تئوری X معتقد هستید و اگر باور داشته باشید که بیشتر آنها شاد و آماده به کار هستند به تئوری Y تمایل خواهید داشت. حتما سعی کنید این دو تئوری را به خوبی درک کنید چون تأثیر عمیقی روی موفقیت شما در انگیزش افراد دارند.
هر رویکردی که اتخاذ کنید باید این نکته را هم در نظر داشته باشید که وقتی صحبت از انگیزش باشد؛ افراد نیازهای متفاوتی دارند. بعضی افراد خودانگیزشی بالایی دارند در حالی که دیگران بدون انگیزش مدیریتی کم‌کاری می‌کنند.
پرورش افراد تیم
تیم‌ها از افرادی تشکیل شده اند که چشم‌اندازها و توانایی‌های متفاوتی داشته و در مراحل متفاوتی از دوران حرفه‌ای خود قرار دارند. برای بعضی از آنها، وظایف محوله ممکن است چالش‌برانگیز بوده و نیاز به حمایت داشته باشند. عده‌ای دیگر ممکن است در کاری که می‌کنند استخوان ترکانده بوده و مایل باشند فرصتی در اختیارشان قرار بگیرد که مهارت‌هایشان را بیشتر کنند. در هر صورت، وظیفه‌ی شما این است که تمام افراد تیم‌تان را پرورش بدهید.
مهارت‌های شما در این جنبه‌ی مدیریتی، موفقیت دراز مدت شما را تضمین می‌کند. اگر بتوانید به اعضای تیم خود کمک کنید که در کار خود رشد کنند؛ به مدیری تبدیل خواهید شد که همه مشتاق کارکردن با او هستند و به این ترتیب به سازمان خود هم کمک شایانی خواهید کرد.
موثرترین روش برای پرورش افراد اطمینان از ارائه‌ی بازخورد منظم به اعضای تیم است. بسیاری از افراد هنگام بازخورد دادن عصبی می‌شوند، به خصوص اگر آن بازخورد منفی باشد. اما اگر به طور منظم بازخورد بدهید و دریافت کنید، عملکرد همه‌ی اعضاء تیم بهبود پیدا می‌کند.
ارتباط و کار با اعضای تیم و دیگران
مهارت‌های ارتباطی، تقریبا برای موفقیت در هر نقش و جایگاهی ضروری هستند. اما مهارت‌ها و تکنیک‌های خاصی وجود دارند که شما به عنوان مدیر بیش از زمانی که کارمندی عادی بودید از آنها استفاده خواهید کرد. این موضوع به دو بخش تقسیم می‌شود: ارتباط با اعضای تیم و ارتباط با سایر افراد خارج از تیم. در ادامه به هر یک ازاین دو بخش خواهیم پرداخت.
ارتباط با اعضای تیم
به عنوان مدیر ممکن است هم جلسات منظم داشته باشید و هم جلسات خاص. معمولا افراد، هر نوع جلسه‌ای، به خصوص جلسات منظم را باعث اتلاف وقت می‌دانند؛ بنابراین مهارت یافتن در اداره موثر جلسات بسیار ارزشمند است.
بسیاری از جلسات شامل طوفان فکری هستند. شما به عنوان مدیر باید در چنین جلساتی نقش تسهیل‌کننده را ایفا کنید؛ بنابراین باید با انجام این نقش راحت باشید. وقتی فقط یک شرکت کننده‌ی عادی نباشید، به جز ارائه‌ی ایده‌هایی خلاقانه کارهای دیگری هم خواهید داشت. برای اینکه بدانید چطور باید جلسات طوفان مغزی را اداری کنید مقاله طوفان فکری را بخوانید. مطمئن شوید که درک درستی از مشکلات احتمالیِ موجود در کار و چگونگی اجنتاب از این مشکلات، پیدا کرده اید.
گوش دادن فعالانه هم مهارت مهم دیگری است که مدیران و کارمندان دیگر باید در آن استاد شوند. وقتی اختیار کارها دست شماست، ممکن است به آسانی فکر کنید که می‌دانید دیگران چه میخواهند بگویند و یا اینکه گوش دادن چندان اهمیتی ندارد؛ چون در هرحال خودتان راه حلی پیدا کرده‌اید. در هر صورت نباید به دام چنین تفکری بیفتید. بیشتر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستند. این کار به آنها کمک می‌کند که مشکلات را در همان ابتدای کار (وقتی حل کردن آنها هنوز خیلی ساده است) کشف کرده، از سوءتفاهم‌های پرهزینه اجتناب نموده و در میان اعضای تیم خود اعتمادسازی کنند.
ارتباط با افراد خارج از تیم
رئیس شما احتمالا مهم‌ترین فردی است که باید با او ارتباط داشته باشید. برای فهمیدن اینکه رئیس دقیقا از شما یا تیم‌تان چه می‌خواهد وقت بگذارید، اگر بدانید که او دقیقا چه خصوصیاتی دارد و ترجیح می‌دهد این کار چطور انجام شود؛ بهتر خواهید توانست تأیید او را به دست آورید.
از اینکه از رئیس‌تان بخواهید شما را هدایت کند؛ ترسی نداشته باشید. معمولا به این ترتیب چیزهای زیادی خواهید آموخت اما رئیس ممکن است در این کار پیشقدم نشود. اگر برای گرفتن توصیه و بازخورد نزد رئیس خود می‌روید حتما سعی کنید قبل از آن همه چیز را تا حد امکان بررسی کرده باشید. موضوع را با خلاصه‌ای از نتایج افکار و بررسی‌هایتان در اختیار او بگذارید و بگویید که در کدام قسمت به کمک او نیاز دارید.
به علاوه، بخشی از کار شما مراقبت از تیم و محافظت از آن در برابر فشار غیرمنطقی است. مهارت‌های مثل قاطعیت و مذاکرات برد برد را بیاموزید تا بتوانید حجم کار را کم کنید یا برای گرفتن منابع بیشتر مذاکره کنید.
بخش دیگری از وظایف شما مدیریت چگونگی تعامل گروه با سایر گروه‌هاست. برای شناسایی گروه‌هایی که باید با آنها کار کنید از تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان بهره بگیرید. سپس با آن افراد صحبت کنید تا ببینید آنها از شما چه میخواهند و شما قادر به انجام چه کاری برای آنها هستید.
مدیریت و برقراری انضباط
هرچقدر هم آرزو کنید چنین اتفاقی رخ ندهد، در دوران کاری بیشتر مدیران زمانی پیش می‌آید که مجبور شوند کارمندی را تنبیه کنند. تنبیه تفاوت ظریفی با بازخود عادی دارد؛ چرا که همیشه به طور خاص به کار کارمند مربوط نمی‌شود. به عنوان مثال می‌توانید درباره مهارت فرد در ارتباط تلفنی به او بازخورد بدهید اما مشکلاتی همچون زمانبندی یا آراستگی فردی به رویکرد متفاوتی نیاز خواهد داشت.
شناسایی و برخورد با تخلف از قانون یا سیاست شرکت کار ساده‌ای است. اما در مورد موقعیت‌های دیگر چه؟ از یک طرف نمی‌خواهید با مسائل کوچک سروکار داشته باشید و از طرف دیگر نمی‌توانید چیزی را که باید به آن رسیدگی کنید نادیده بگیرید.
از این قوانین کلی استفاده کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا در یک موقعیت خاص نیازی به اقدام هست یا خیر. اگر پاسخ هر یک از سوالات زیر مثبت باشد، لازم است تا زمانی برای صحبت خصوصی با کارمندتان در نظر بگیرید:
آیا مسئله مورد نظر در کیفیت خروجی کارمند (داخلی یا خارجی) بر مشتری اثر دارد؟
به عنوان مثال، یک طراح داریم که معمولا دیر سرکار حاضر می‌شود. اگرچه بیشتر می‌ماند تا ساعات کاری را جبران کند اما مشتریان معمولا از اینکه نمی‌توانند در ابتدای روز با او تماس بگیرند ناراحت می‌شوند؛ به خصوص وقتی روی پروژه‌های فوری کار می‌کند.
آیا این مسئله بر انسجام تیم اثر دارد؟
به عنوان مثال، طراحان انفرادی معمولا روی پروژه‌های شخصی خود کار می‌کنند و جلسات اندکی با سایر اعضای تیم دارند بنابراین این مسئله بر انسجام تیمی اثری ندارد. اما سایرین متوجه این بی انضباطی شده و وقت شناسی دیگران هم کم کم تحت تأثیر قرار می‌گیرد.
آیا این مسئله لزوما منافع سایر افراد تیم را تضعیف می‌کند؟
به عنوان مثال طراحی که در کنار طراح وقت‌نشناس کار می‌کند از اینکه باید پاسخ تماس‌های مشتریان را پیش از رسیدن همکارش به دفتر بدهد و همواره با مشتریان عصبانی و ناراحت صحبت کند؛ رنجیده خاطر است. در این موقعیت، مدیر تیم طراحی تصمیم می‌گیرد با این فرد صحبت کند چرا که کار او روی همکاران‌اش اثر گذاشته است. آنها به این نتیجه می‌رسند که دیرآمدن طراح مشکلی ندارد (او باید از مسیری طولانی و پرترافیک به محل کار برسد) اما تعهد می‌کند که هر روز تا ساعت ۹:۳۰ در محل کار حاضر شود تا به این ترتیب هم تعداد تماس‌هایی که همکارش باید به جای او پاسخ دهد کم شود و هم همکارش ساعت دقیقی در پاسخ به مشتریان ارائه دهد. به علاوه قرار شد که طراح برای جبران دیرکرد صبح تا دیروقت بماند و به جبران کار اضافه‌ای که همکارش بابت پاسخ به تماس‌ها او انجام داده، یکی از وظایفی را که همکارش دوست ندارد برعهده بگیرد.
وقتی با مسئله‌‌ی انضباطی بالقوه‌ای مواجه شده‌اید، وقت صرف کنید تا اطلاعات کاملی درباره موقعیت جمع‌آوری کنید، در مورد کاری که باید بکنید تصمیم بگیرید و دست به اقدام بزنید. مسائل انضباطی ندرتاً به خودی خود حل شده و معمولا با گذشت زمان بدتر می‌شوند به همین دلیل اغلب باعث احساس ناراحتی و رنجش قابل توجهی در میان اعضای تیم می‌شود.
دام‌هایی که باید از آنها اجتناب کنید.
چندین اشتباه معمول وجود دارد که مدیران تازه‌کار مرتکب آن می‌شوند. سعی کنید از آنها اجتناب کنید! این اشتباهات عبارتند از:
اینکه می‌توانید برای رسیدن به موفقیت به عنوان یک مدیر، بر دانش و مهارت‌های فنی فعلی خود تکیه کنید. ولی بسیار اهمیت دارد که وقت صرف کنید تا علاوه بر مهارت‌های مدیریتی مهارت‌های ارتباط با مردم را هم فرا بگیرید (اینها ممکن است حتی از مهارت‌های فنی هم مهم‌تر باشند!).
اجتناب از مشورت منظم با رئیس به جهت نشان دادن این مطلب که می‌توانید روی پای خودتان بایستید.
رفتن به سراغ رئیس بدون بررسی کامل مسئله و بدون در نظر گرفتن راه‌حل‌های مسئله.
شرمنده کردن رئیس یا قرار دادن او را در یک موقعیت غافلگیرانه و آزادهنده. از قانون «بدون غافلگیری» پیروی کنید.
انجام هرکاری که رئیس را مجبور کند از شما دربرابر دیگران دفاع کند. این مسئله باعث می‌شود رئیس شما آبروی خود را در برابر همتایان و بالادستی‌ها از دست بدهد و دیگران احساس کنند که او کنترل تیم‌اش را از دست داده است.
صحبت نکردن با مشتریان (چه داخلی و چه خارجی) درباره اینکه از شما یا تیم شما چه میخواهند.
استفاده نامناسب از قدرت، توجه داشته باشید که همه کارهایی که از افراد می‌خواهید باید در جهت منافع شرکت باشند.
بسیاری از این نکات به نظر بدیهی می‌رسند اما در زندگی شلوغ روزمره‌ی یک مدیر به سادگی ممکن است چنین خطاهایی رخ بدهند.